راهنمای جامع خرید و نگهداری وسایل اداری
اگه یه دفتر کار داری، یا تازه میخوای یه فضای اداری راه بندازی، یا حتی خونه خودت شده محل کارت و به فکر تجهیزش افتادی، وسایل اداری یه بخش مهم ماجراست. از میز و صندلی گرفته تا پرینتر و منگنه، هر کدومشون نقش خودشونو دارن و اگه درست انتخابشون نکنی یا خوب مراقبشون نباشی، خیلی زود خرج میذارن روی دستت.
وسایل اداری فقط ظاهر کارتو قشنگ نمیکنن، بلکه مستقیما روی کارایی، تمرکز، سلامت جسم و روان تو و تیمت تاثیر دارن. یه صندلی بد میتونه کمرت رو نابود کنه، یه میز نامناسب باعث میشه هر روز کلی انرژی ازت بره، و یه وسیله خراب هم اعصابتو خورد میکنه و هم کارت رو عقب میندازه.
در نتیجه خواندن راهنمای نگهداری از وسایل اداری خیلی مهمه و تو باید بدونی که باید برای نگهداری از وسایلت باید چیکار کنی.
نکات کامل و کاربردی خرید وسایل اداری (از صفر تا صد)
۱) هدفت رو از خرید وسایل مشخص کن
قبل از اینکه بری تو فروشگاه بچرخی یا سایت ها رو بالا پایین کنی، یه لحظه وایسا و از خودت بپرس:
- این وسایل قراره برای چه فضایی باشه؟ (اداره رسمی؟ دفتر کار کوچیک؟ یا حتی اتاق کارت تو خونه؟)
- چند نفر قراره ازش استفاده کنن؟
- وسایل قراره چقدر استفاده بشن؟ (روزانه؟ هفتگی؟ فقط بعضی روزا؟)
این سوالا بهت کمک میکنه بهتر بدونی چی بخری. مثلا اگه یه صندلی برای استفاده روزانه ۸ ساعت بخوای، خیلی فرق میکنه با صندلی که فقط هفته ای یه بار استفاده میکنی.
۲) بودجه رو از قبل مشخص کن
یکی از اشتباهای رایج اینه که بدون حساب و کتاب میریم خرید، بعد وسطش میبینیم پولمون نمیرسه یا برعکس، پول زیادی خرج کردیم ولی وسایلی گرفتیم که لازم نبود.
پیشنهاد:
یه لیست بنویس از چیزایی که لازم داری. جلوش حدود قیمتشون رو بنویس و بعد اولویت بندی کن. مثلا صندلی و میز رو اولویت اول بذار، وسایل تزئینی رو آخر.
۳) راحتی و ارگونومی میز و صندلی
تا حالا شده یه صندلی بگیری که انقدر ناراحته بعد از یه ساعت کار، کمرت بگیره یا گردنت خشک بشه؟ این دقیقا همون چیزیه که باید ازش جلوگیری کنی.
برای صندلی:
- پشتی بلند داشته باشه
- دسته‌دار باشه
- ارتفاعش قابل تنظیم باشه
- چرخ‌دار باشه تا بشه راحت جابه‌جا شد
برای میز:
- سطح کارش باید به اندازه کافی بزرگ باشه
- ارتفاعش با صندلی هم‌خونی داشته باشه
- اگه کشو داره، دسترسی بهش راحت باشه
۴) به متریال و کیفیت ساخت دقت کن
ظاهر وسایل اداری مهمه، ولی مهم تر از اون جنسیه که ازش ساخته شدن.
مثال:
صندلی هایی که پایه فلزی دارن، معمولا دوام بیشتری دارن. میزهایی که روکش ضد خش دارن، دیرتر خراب میشن. کشوهایی که ریل فلزی دارن، نرم و بیصدا باز و بسته میشن.
اگه وسایلت از مواد بی کیفیت ساخته شده باشن، خیلی زود لق میشن، رنگشون میره، یا حتی میشکنن.
۵) شناخت فضای کار و خرید وسایل مناسب
بعضی ها عاشق خرید وسایل بزرگ و شیک هستن ولی آخرش جا واسه راه رفتن نمیمونه. فضای دفترتو اندازه بگیر و متناسب با اون خرید کن.
نکته:
تو سایت ها همیشه ابعاد وسایل نوشته شده. قبل از خرید، متر بزن ببین جا میشن یا نه. مخصوصا میزهای کنفرانس، صندلی های بزرگ یا فایلینگ های بلند.
6) ظاهر و هماهنگی رنگ وسایل اداری
ممکنه اولش فکر کنی که رنگ و ظاهر وسایل اداری فقط یه چیز تزئینیه، ولی واقعیت اینه که رنگ وسایل مستقیما روی ذهن، روحیه، تمرکز، و حتی اعتماد مشتری تاثیر داره. به همین دلیل طراحی دکوراسیون اداری و انتخاب رنگ ها فقط سلیقه ای نیست، یه جور سرمایه گذاریه روی بهره وری تیم و تصویر برند.
بذار با یه مثال ساده شروع کنیم:
تو وارد دو تا دفتر کار میشی.
یکی پر از وسایل رنگ و وارنگ و بی ربط، یکی دیگه با رنگ های هماهنگ و ظاهر مرتب.
بدون اینکه حتی با کسی صحبت کرده باشی، حس حرفه ای بودن و نظم رو از اون دفتر دوم گرفتی، درسته؟
اینه قدرت رنگ و ظاهر.
یکی از مهم ترین نکات خرید تجهیزات اداری همین حس زیبایی شناختی و ترکیب رنگ محیط اطرافه چون خیلی تو روحیه کارمندا و کارکنان تاثیر میذاره
7) تاثیرات رنگ تو محیط اداری
رنگ های ملایم و هماهنگ توی محیط کار باعث میشن ذهن کارمندا آروم تر بشه و تمرکز بیشتری داشته باشن. وقتی وسایل اداری خیلی شلوغ یا بی ربط به هم باشن، ناخودآگاه باعث حواس پرتی میشن و بازده کار رو پایین میارن.
ظاهر دفتر کار، اولین چیزیه که مشتری یا ارباب رجوع باهاش روبرو میشه. یه فضای منظم و شیک با رنگ های هماهنگ، حس حرفه ای بودن رو منتقل میکنه و اعتماد بیشتری ایجاد میکنه.
یه محیط کاری مرتب و خوش چیدمان باعث میشه کارمندا احساس کنن بهشون اهمیت داده شده. این حس تعلق و راحتی، تاثیر مستقیمی روی رضایت شغلی و انگیزه کاری داره.
اگه رنگ وسایل اداری با رنگ برند هماهنگ باشه، هویت بصری برندت توی فضا هم نشون داده میشه. این هماهنگی باعث میشه برندت تو ذهن مشتری و کارکنات موندگارتر بشه.
8) چرا استاندارد بودن وسایل اداری مهمه؟
اگه بخوای یه محیط کاری سالم، راحت و حرفه ای داشته باشی، یکی از چیزهایی که هیچ وقت نباید ازش بگذری، استاندارد بودن وسایل اداریه. استاندارد یعنی وسیله‌ای که طبق اصول مشخص طراحی و ساخته شده تا هم از نظر عملکردی درست کار کنه، هم برای بدن و سلامت افراد مشکلی ایجاد نکنه.
متأسفانه خیلی از وسایل ارزون یا بی کیفیت فقط ظاهر خوبی دارن، اما وقتی میخوای ازشون استفاده کنی، میبینی نه راحتی دارن، نه دوام، و نه حتی حداقل نکات ایمنی تو طراحیشون رعایت شده. همینا باعث میشن خستگی زودتر سراغت بیاد، گردن درد و کمردرد بگیری، یا حتی وسایل زودتر خراب بشن و خرج روی دستت بذارن.
چه وسایلی اداری حتما باید استاندار باشن؟
هر چیزی که قراره استفاده روزمره داشته باشه، حتماً باید استاندارد باشه. مثل:
- صندلی اداری
- میز کار
- مانیتور استند یا پایه لپ تاپ
- فایل و کشوهای سنگین
- وسایل برقی مثل پرینتر یا کاغذخردکن
9) انتخاب فروشگاه معتبر برای خرید تجهیزات اداری
یکی از مهم ترین مرحله های خرید وسایل اداری، انتخاب یه فروشگاه معتبر و قابل اعتماد چون حتی اگه بدونی چی میخوای بخری، اگه جای درستی نری، ممکنه با جنس بی کیفیت، قیمت بالا یا حتی خدمات ضعیف مواجه بشی. مخصوصاً وقتی حرف از صندلی و میز و تجهیزات الکترونیکی مثل پرینتر یا دستگاه کپی باشه، باید حتماً مطمئن شی که از یه مرجع مطمئن خرید میکنی.
فروشگاه خوب فقط جایی نیست که جنس بفروشه، باید راهنمایی درست بده، خدمات پس از فروش داشته باشه، کالاهای اصل و باکیفیت ارائه بده و قیمت هاش هم منصفانه باشه.
اینجاست که فروشگاه یکتا آفیس میتونه یه انتخاب عالی باشه. یکتا آفیس یه فروشگاه تخصصی تو زمینه تجهیزات و وسایل اداریه که با تنوع بالا، محصولات باکیفیت و پشتیبانی حرفه ای، خیال مشتری رو راحت میکنه. از صندلی های ارگونومیک گرفته تا میزهای مدیریتی، فایل و کمد، لوازم جانبی و حتی تجهیزات الکترونیکی، همه چیز رو میتونی تو یکتا آفیس با اطمینان انتخاب کنی.
یکی دیگه از مزیت های یکتا آفیس، مشاوره قبل از خریده. یعنی اگه ندونی دقیقاً چی لازم داری، تیم پشتیبانی راهنماییت میکنه تا بهترین انتخاب رو بر اساس نیازت داشته باشی. ضمن اینکه خدمات ارسال سریع، تضمین اصالت کالا و قیمت مناسب، باعث شده خیلی ها برای خرید اداری فقط سراغ یکتا آفیس برن.
پس اگه دنبال یه خرید مطمئن، آسون و بدون دردسر برای وسایل اداری هستی، یه سر به فروشگاه اینترنتی یکتا آفیس بزن و با خیال راحت دفتر کارت رو تجهیز کن.
نکات مهم در نگهداری وسایل اداری
خرید وسایل اداری مرحله اول ماجراست، ولی نگهداری درست از آنها چیزیه که باعث میشه سال ها برات کار کنن و نیاز به تعمیر یا تعویض نداشته باشن. خیلی وقتا دلیل خراب شدن وسایل، استفاده زیاد نیست، بلکه بی توجهی نگهداری روزمره است. با چند تا نکته ساده ولی کاربردی میتونی عمر وسایلت رو چند برابر کنی و از خرج های اضافه هم خلاص شی.
۱. تمیزکاری منظم
وسایل اداری مخصوصاً توی محیط های پررفت و آمد، زود گرد و خاک میگیرن. اگه به موقع تمیزشون نکنی، هم ظاهرشون خراب میشه، هم توی کارکردشون اختلال ایجاد میشه.
- میز و صندلی رو با دستمال نمدار و مواد غیرخورنده تمیز کن.
- وسایل الکترونیکی مثل پرینتر یا مانیتور رو با اسپری مخصوص و پارچه میکروفایبر پاک کن.
- دسته‌ی صندلی و سطح میز رو حداقل هفته ای یکبار تمیز کن تا لک و چربی جمع نشه.
۲. سرویس دوره‌ای
بعضی از وسایل مثل صندلی های اداری یا پرینترها بعد از مدتی نیاز به یه سرویس سبک دارن. مثلاً روغن کاری چرخ های صندلی، بررسی کابل های پرینتر یا کالیبره کردن دستگاه کپی. این کارا باعث میشه دستگاه توی اوج کارایی باقی بمونه.
۳. وسایل برقی رو با احتیاط نگهدار
- از محافظ برق استفاده کن تا نوسانات برق باعث آسیب نشه.
- موقع پایان کار، دستگاه‌هایی مثل پرینتر و اسکنر رو خاموش کن.
- سیم‌ها و کابل‌ها رو مرتب نگه دار، نه ول و گره‌خورده!
4.سرویس کردن صندلی
- چرخ‌های صندلی رو هر چند وقت یه‌بار گردگیری یا روغن‌کاری کن.
- اگه پشتی یا دسته صندلی لق شده، سریع تعمیرش کن.
- از کاور یا روکش استفاده کن که هم تمیز بمونه، هم فرسوده نشه
جمع‌بندی
وسایل اداری، چه گرون باشن چه معمولی، اگه خوب نگه داری نشن ، سال ها برات کار میکنن. نگهداری درست یعنی تمیزکاری منظم، استفاده اصولی، سرویس دوره‌ای و مراقبت از وسایل برقی. اگه همین چند نکته ساده رو رعایت کنی، نه‌تنها وسایلت دیرتر خراب میشن، بلکه دفتر کارت همیشه مرتب، منظم و آماده‌ی کار باقی میمونه.